บริการสแกนเอกสาร

บริษัท นิวแคปเจอร์ จำกัด

    ผู้ให้บริการด้านบริการสแกนเอกสาร แบบครบวงจร ด้วยทีมงานที่มีประสบการณ์ในการจัดการบริหารจัดการข้อมูลให้กับ องค์กรเอกชน และภาครัฐตั้งแต่ขนาดเล็ก ขนาดกลาง และขนาดใหญุ่ ซึ่งได้รับความไว้วางใจจากลูกค้ามากมาย

    เรามุ่งมั่นทีจะพัฒนาเครื่องมือ บุคลากร และองค์กร เพื่อรองรับงานที่ได้รับความไว้วางใจจากลูกค้าทุกท่านตลอดมา พร้อมให้บริการทั้งในและนอกสถานที่

    สำหรับลูกค้่าที่ไม่มีพื้นที่เพียงพอให้ทางบริษัทฯ เข้าไปดำเนินงาน เรามีศูนย์สแกนเอกสารที่ได้มาตรฐาน มีพื้นที่เพียงพอ พร้อมระบบรักษาความปลอดภัย ให้ท่านได้มั่นใจ และบริการรับ-ส่งเอกสารฟรี

    ยินดีให้คำปรึกษาฟรี โดยไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ ทั้งสิ้น

 ตัวอย่างองค์กรที่การขาดการดูแลเอกสาร ทำให้เอกสารเสียหาย ไม่เป็นระเบียบเรียบร้อย

ตัวอย่างองค์กรที่มีการจัดเก็บเอกสารที่ดี แต่เสียเวลาในการค้นหาเอกสาร  เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร 

ทำไมต้องสแกนเอกสาร

       -  เพิ่มพื้นที่ว่างให้กับออฟฟิศ

       -  ประหยัดเวลาในการจัดการเอกสาร

       -  สามารถเข้าถึงเอกสารได้ทันที

       -  ป้องกัน การสูญหายของข้อมูลจากภัยต่างๆ

       -  สามารถแบ่งปันและทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดาย

       -  ประหยัด สามารถควบคุมค่าใช้จ่ายได้

       -  ลดค่าใช้จ่ายในการดูแลเอกสาร ระยะยาว

ตัวอย่างองค์กรที่มีการสแกนเอกสาร มีพื้นที่ในการทำงานเพิ่มขึ้น ค้นหาเอกสารผ่านระบบ Computer

รูปแบบการให้บริการสแกนเอกสาร
       จะแบ่งตามสถานที่ในการทำงานจะแบ่งออกเป็น 2 แบบคือ

1. Onsite Service
          บริษัทฯ จะจัดตั้งสถานที่ทำงาน และติดตั้งอุปกรณ์ที่จำเป็นในการทำงาน ณ. สำนักงานที่ลูกค้า ซึ่งจะต้องมีพื้นที่ในการทำงานเหมาะสมกับจำนวนเจ้าหน้าที่ และอุปกรณ์ที่ใช้ในการทำงาน โดยขนาดพื้นที่ในการทำงานจะขึ้นอยู่กับจำนวนเอกสารและจำนวนเจ้าหน้าที่ใช้ในแต่ละโครงการ และใช้สำหรับจัดเก็บเอกสาร จัดเตรียมเอกสาร สแกนเอกสาร และตรวจสอบเอกสารตามขั้นตอนต่าง ๆ

2. Offsite Service
         สำหรับลูกค้่าที่ไม่มีพื้นที่เพียงพอให้ทางบริษัทฯ เข้าไปดำเนินงาน เรามีศูนย์สแกนเอกสารที่ได้มาตรฐาน มีพื้นที่เพียงพอ พร้อมกับเจ้าหน้าที่มีความรู้ความสามารถและประสบการณ์ และเครื่องมือที่ได้มาตรฐาน รองรับเอกสารประเภทต่างๆ ทำให้งานของท่านเสร็จตามระยะเวลาและมีคุณภาพ พร้อมกับระบบรักษาความปลอดภัย ให้ท่านได้มั่นใจ และบริการรับ-ส่งเอกสารฟรี

         เราตระหนักดีว่าความปลอดภัยข้อมูลของลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญที่สุด จึงได้มีสัญญาว่าด้วยการไม่เปิดเผยข้อมูล (NON-DISCLOSURE AGREEMENT) ทั้งสองฝ่าย เพื่อให้ได้ความมั่นใจเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลและเอกสาร จากลูกค้าที่ใช้บริการมากยิ่งขึ้น

ขั้นตอนการทำงานสแกนเอกสาร

ประเภทของเอกสาร

       1.  เอกสารทั่วไป ส่วนมากจะมีขนาด A4-A3 เช่น

         -   เอกสารต่างๆ ภายในองค์กร บริษัท
         -   เอกสารใบสมัครสมาชิก
         -   เอกสารประกันภัย
         -   เอกสารเวชระเบียน
         -   เอกสารหน่วยงานราชการ
         -   แบบสอบถาม
         -   แบบฟอร์ม
         -   รายงาน
         -   ฯลฯ

       2.  หนังสือ วารสาร รูปภาพ  มีขนาด A4-A3 ส่วมมากจะเป็นรูปเล่ม เช่น

         -   เอกสารในห้องสุมด
         -   หนังสือใหม่
         -   วารสาร นิตยสาร
         -   วิทยานิพนธ์
         -   ภาพถ่าย รูปถ่าย
         -   หนังสือหายาก หนังสือเก่า
         -   ฯลฯ

       3.  เอกสารขนาดใหญ่ (A0) มีขนาดตั้งแต่ A2-A0 ต้องใช้เครื่องขนาดใหญ่ในการสแกน เช่น

        -   แบบแปลน
         -   พิมพ์เขียว
         -   ภาพถ่ายดาวเทียม
         -   แผนที่
         -   หนังสือพิมพ์
         -   ฯลฯ

การรับเอกสารและการส่งคืนเอกสาร

      ทางบริษัทได้วางแผนงานในขั้นตอนการรับแฟ้มเอกสารและการคืนแฟ้มเอกสารดังนี้

           1.  เจ้าหน้าที่จะไปรับเอกสารจากเจ้าหน้าที่

           2.  บรรจุลงกล่องรับเอกสารและตรวจสอบความเรียบร้อยของเอกสาร

           3.  บันทึกจำนวนแฟ้มเอกสารที่รับมาในแต่ละครั้ง โดยจะมีการลงบันทึกการรับส่งเอกสารในแบบฟอร์มรับ-ส่งเอกสาร พร้อมทั้งลงชื่อและวันที่การรับ-ส่งเอกสารทั้ง 2 ฝ่ายทุกครั้ง

           4.  เมื่อผ่านขั้นตอนการทำงานต่างๆ เสร็จแล้วจะส่งคืนเอกสารทั้งหมดในแต่ละครั้ง โดยจะมีการลงบันทึกการส่งเอกสารคืนในแบบฟอร์มรับ-ส่งเอกสาร พร้อมทั้งลงชื่อและวันที่การ รับ-ส่งเอกสารทั้ง 2 ฝ่ายทุกครั้ง

กล่องสำหรับบรรจุเอกสาร ป้องกันเอกสารเสียหายจากการขนย้าย 

เครื่องสแกนเอกสารและอุปกรณ์ที่ใช้

        เครื่องสแกนที่ใช้ในงานสแกนเอกสาร จะแบ่งตามรูปแบบการใช้งานมี 3 แบบ